Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Boekbaar is een dienst aangeboden door:

PUBLIKING VOF (Boekbaar is een product van Publiking.be)

Rechtsvorm: VOF

Ondernemingsnummer: BE 0676.788.103

Adres: Rijnrode 95A, 3460 Assent

E-mail: hello@boekbaar.be

Telefoon: +32 (0)474 08 35 50

Hierna genoemd: “Boekbaar”, “wij”, “ons” of “de aanbieder”.

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten betrokkenen hebben.

2. Waarop is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

Boekbaar richt zich in hoofdzaak op professionele klanten, zoals zelfstandigen, vrije beroepers, eenmanszaken en kleine ondernemingen.

• bezoekers van www.boekbaar.be;
• personen die een contactformulier invullen;
• personen die een demo of informatie aanvragen;
• professionele klanten die Boekbaar aanvragen of gebruiken;
• personen die onboardinginformatie doorgeven;
• personen met wie wij communiceren in het kader van onze dienstverlening;
• eindklanten die via een door Boekbaar geleverde website of afsprakenmodule een afspraak boeken, voor zover Boekbaar deze gegevens technisch verwerkt.

3. Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens in een andere rol.

3.1. Boekbaar als verwerkingsverantwoordelijke

Boekbaar is verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij zelf bepalen waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.

Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij gegevens verwerken voor:

• contactaanvragen;
• demo-aanvragen;
• commerciële opvolging;
• aanvragen of bestellingen via www.boekbaar.be;
• manuele facturatie;
• klantenbeheer;
• onboarding;
• ondersteuning;
• administratie;
• wettelijke verplichtingen;
• beveiliging van onze eigen website.

3.2. Boekbaar als verwerker

Wanneer Boekbaar persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een klant, bijvoorbeeld afspraakgegevens van eindklanten die via de website van die klant een afspraak boeken, treedt Boekbaar in principe op als verwerker.

In dat geval bepaalt de klant waarom en hoe die persoonsgegevens worden gebruikt voor zijn onderneming. De klant is dan de verwerkingsverantwoordelijke tegenover zijn eigen eindklanten.

Boekbaar verwerkt die gegevens dan enkel voor de technische werking van de website en het afsprakensysteem, zoals het opslaan van afspraken, verzenden van bevestigingen, herinneringen en annuleringslinks.

In die situatie kunnen bijkomende afspraken gelden, zoals een verwerkersovereenkomst.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening, administratie, communicatie, beveiliging en wettelijke verplichtingen.

5. Gegevens van websitebezoekers

Wanneer je www.boekbaar.be bezoekt, kunnen wij technische gegevens verwerken, zoals:

Deze gegevens worden gebruikt om de website correct te laten werken, te beveiligen, te verbeteren en statistieken te verzamelen indien daarvoor geldige toestemming of een andere geldige rechtsgrond bestaat.

• IP-adres;
• browsergegevens;
• apparaatgegevens;
• bezochte pagina’s;
• datum en tijdstip van bezoek;
• taalvoorkeur;
• cookievoorkeuren;
• technische logs;
• eventuele analytische gegevens.

6. Gegevens bij contactaanvragen

Wanneer je contact met ons opneemt via de website, e-mail, telefoon of een formulier, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Wij gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden, je aanvraag op te volgen en onze communicatie te beheren.

• naam;
• bedrijfsnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• sector;
• berichtinhoud;
• datum en tijdstip van contact;
• communicatiegeschiedenis.

7. Gegevens bij demo-aanvragen

Wanneer je een demo of meer informatie aanvraagt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Wij gebruiken deze gegevens om je demo-aanvraag te behandelen, contact op te nemen en je informatie te bezorgen over Boekbaar.

• naam;
• bedrijfsnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• sector;
• bericht of toelichting;
• gewenste timing;
• communicatiegeschiedenis.

8. Gegevens bij aanvraag of bestelling van Boekbaar

Wanneer je Boekbaar aanvraagt of bestelt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens en bedrijfsgegevens verwerken:

Wij gebruiken deze gegevens om de aanvraag te behandelen, de opdracht op te volgen, facturen op te stellen, domeinvoorkeuren te controleren en de dienstverlening uit te voeren.

• voornaam;
• achternaam;
• bedrijfsnaam;
• ondernemingsnummer of btw-nummer;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• facturatieadres;
• sector;
• gewenste domeinnaam;
• alternatieve domeinnamen;
• domeinoptie, bijvoorbeeld nieuwe domeinnaam, bestaande domeinnaam of advies nodig;
• gewenste timing;
• opmerkingen bij de aanvraag;
• status van de aanvraag of bestelling;
• datum van aanvraag;
• communicatiegeschiedenis.

9. Gegevens voor manuele facturatie

Boekbaar werkt met manuele facturatie.

Voor facturatie en boekhouding kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Deze gegevens worden verwerkt voor klantenbeheer, facturatie, boekhouding, inning van betalingen en naleving van wettelijke verplichtingen.

• naam contactpersoon;
• bedrijfsnaam;
• ondernemingsnummer of btw-nummer;
• facturatieadres;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• factuurgegevens;
• betalingsstatus;
• betaalreferenties;
• communicatie over facturen;
• boekhoudkundige gegevens.

10. Onboardinggegevens

Na een aanvraag of bestelling kan de klant onboardinginformatie aanleveren.

Daarbij kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

De klant is verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van de aangeleverde informatie, foto’s, logo’s, teksten en andere materialen.

Indien de klant persoonsgegevens van derden aanlevert, zoals foto’s waarop personen herkenbaar zijn, garandeert de klant dat hij daarvoor over de nodige rechten of toestemmingen beschikt.

• bedrijfsnaam;
• publieke contactgegevens;
• adres;
• openingsuren;
• domeinvoorkeur;
• gewenste stijl;
• gewenste accentkleur;
• logo;
• foto’s;
• social media links;
• diensten, behandelingen of producten;
• prijzen en duurtijden;
• teksten voor de website;
• gewenste go-live timing;
• bijkomende opmerkingen;
• bestanden die de klant uploadt of doorstuurt.

11. Gegevens van eindklanten via de afsprakenmodule

Wanneer een eindklant via een door Boekbaar geleverde website een afspraak boekt, kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

Deze gegevens worden verwerkt om afspraken technisch mogelijk te maken, bevestigingsmails te versturen, herinneringen te versturen, annuleringen te verwerken en de beheeromgeving van de klant te laten functioneren.

Voor deze gegevens is de klant in principe de verwerkingsverantwoordelijke. Boekbaar treedt daarbij op als technische verwerker, tenzij anders bepaald.

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• gekozen dienst of behandeling;
• afspraakdatum en -tijd;
• opmerkingen bij de afspraak;
• annuleringsstatus;
• wijzigingsstatus;
• e-mailstatussen;
• technische gegevens nodig voor de werking van de afspraakmodule;
• beveiligde annuleringslink of token.

12. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het correct laten werken van www.boekbaar.be;
• het beantwoorden van contactaanvragen;
• het behandelen van demo-aanvragen;
• het behandelen van aanvragen of bestellingen;
• klantenbeheer;
• manuele facturatie;
• boekhouding;
• domeincontrole en domeinbeheer;
• onboarding;
• opzet van websites en afsprakensystemen;
• technische ondersteuning;
• communicatie met klanten;
• verzenden van operationele e-mails;
• beveiliging van websites, systemen en gegevens;
• opvolging van openstaande facturen;
• verbetering van onze dienstverlening;
• naleving van wettelijke verplichtingen;
• verdediging van onze rechten bij geschillen.

13. Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden.

13.1. Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken gegevens wanneer dit nodig is om een overeenkomst met de klant uit te voeren, bijvoorbeeld voor de aanvraag, onboarding, opzet van de website, technische dienstverlening en klantenbeheer.

13.2. Precontractuele maatregelen

Wij verwerken gegevens wanneer iemand informatie aanvraagt, een demo wil of een aanvraag indient voordat er een overeenkomst tot stand komt.

13.3. Wettelijke verplichting

Wij verwerken bepaalde gegevens omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor boekhouding, facturatie en fiscale administratie.

13.4. Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging, klantenbeheer, bewijsvoering, verbetering van diensten, opvolging van professionele contacten en bescherming van onze rechten.

13.5. Toestemming

Voor bepaalde verwerkingen, zoals niet-noodzakelijke cookies of bepaalde marketingcommunicatie, kunnen wij toestemming vragen.

Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, kan deze toestemming op elk moment worden ingetrokken.

14. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, administratie, technische werking of wettelijke verplichtingen.

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

• hostingproviders;
• databaseproviders;
• domeinregistrars;
• DNS-providers;
• e-mailproviders;
• cloudopslagproviders;
• boekhoudkundige dienstverleners;
• IT-dienstverleners;
• juridische of administratieve adviseurs;
• overheidsinstanties wanneer wettelijk verplicht.

15. Externe dienstverleners

Voor de werking van Boekbaar kunnen wij gebruikmaken van externe dienstverleners.

Voorbeelden van externe dienstverleners zijn:

Deze dienstverleners verwerken persoonsgegevens alleen voor zover nodig om hun diensten te leveren.

Waar vereist sluiten wij passende afspraken met verwerkers of subverwerkers.

• Railway voor hosting;
• Cloudflare voor DNS, opslag, beveiliging of technische infrastructuur;
• Resend of een andere e-mailprovider voor transactionele e-mails;
• domeinregistrars voor domeinnamen;
• boekhoudsoftware of boekhoudkundige dienstverleners;
• andere technische dienstverleners.

16. Internationale doorgifte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer dit gebeurt, nemen wij redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat passende waarborgen bestaan, zoals standaardcontractbepalingen, adequaatheidsbesluiten of andere mechanismen voorzien door de AVG.

17. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.

Richtlijnen:

• contactaanvragen: maximaal 24 maanden na het laatste contact;
• demo-aanvragen: maximaal 24 maanden na het laatste contact;
• aanvraag- en klantgegevens: zolang de klantrelatie loopt en daarna zolang nodig voor administratie, bewijs en wettelijke verplichtingen;
• facturatie- en boekhoudgegevens: volgens de wettelijke boekhoudkundige bewaartermijnen;
• onboardinggegevens: zolang nodig voor uitvoering, ondersteuning en bewijs van de opdracht;
• technische logs: zo kort mogelijk, tenzij langere bewaring nodig is voor beveiliging, foutopsporing of bewijs;
• gegevens van eindklanten in afsprakenmodules: volgens de afspraken met de klant en zolang nodig voor de werking van de dienst;
• e-mailcommunicatie: zolang nodig voor klantenbeheer, bewijsvoering en ondersteuning.

18. Beveiliging

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

Geen enkel systeem is volledig veilig. Wij kunnen daarom geen absolute beveiliging garanderen.

• beveiligde verbindingen;
• toegangscontrole;
• wachtwoordbeveiliging;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens;
• gebruik van professionele hosting- en infrastructuurpartners;
• technische monitoring;
• back-ups waar passend;
• beveiliging van beheeromgevingen;
• beperking van toegang tot noodzakelijke personen;
• regelmatige technische updates waar passend.

19. Gegevens van kinderen

Boekbaar richt zich niet op kinderen en verzamelt niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen via www.boekbaar.be.

Indien wij vaststellen dat wij toch persoonsgegevens van een minderjarige hebben ontvangen zonder geldige toestemming of rechtsgrond, zullen wij deze gegevens verwijderen voor zover wettelijk en technisch mogelijk.

20. Marketingcommunicatie

Wij kunnen professionele klanten of contacten informeren over Boekbaar of verwante diensten wanneer dit wettelijk toegestaan is.

Ontvangers kunnen zich uitschrijven voor marketingcommunicatie via de voorziene uitschrijfmogelijkheid of door contact op te nemen via hello@boekbaar.be.

Operationele of contractuele communicatie, zoals berichten over aanvragen, facturen, oplevering, hosting, domeinen of technische werking, wordt niet beschouwd als marketingcommunicatie.

21. Cookies

Boekbaar kan cookies of gelijkaardige technologieën gebruiken.

Cookies kunnen nodig zijn voor:

Niet-noodzakelijke cookies worden alleen geplaatst wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat, bijvoorbeeld toestemming wanneer vereist.

Meer informatie staat in ons cookiebeleid: https://www.boekbaar.be/nl/cookies

• correcte werking van de website;
• taalvoorkeuren;
• beveiliging;
• formulierfunctionaliteit;
• cookievoorkeuren;
• analytics indien geactiveerd.

22. Rechten van betrokkenen

Binnen de grenzen van de AVG hebben betrokkenen bepaalde rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens.

Deze rechten omvatten onder meer:

Een verzoek kan worden gericht aan: hello@boekbaar.be

Wij kunnen vragen om de identiteit van de aanvrager te verifiëren voordat wij op een verzoek ingaan.

Wanneer Boekbaar optreedt als verwerker voor een klant, kan het zijn dat wij het verzoek moeten doorverwijzen naar de klant die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.

• recht op informatie;
• recht op inzage;
• recht op verbetering;
• recht op verwijdering;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• recht van bezwaar;
• recht om toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming gebaseerd is;
• recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

23. Recht van bezwaar tegen direct marketing

Wanneer persoonsgegevens worden gebruikt voor direct marketing, heeft de betrokkene het recht om daar op elk moment bezwaar tegen te maken.

Na bezwaar zullen wij de persoonsgegevens niet langer gebruiken voor direct marketing.

24. Klachten

Indien je vindt dat wij persoonsgegevens niet correct verwerken, vragen wij om eerst contact met ons op te nemen via:

hello@boekbaar.be

Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

25. Privacy van eindklanten van onze klanten

Wanneer een eindklant een afspraak boekt via een website die door Boekbaar wordt geleverd aan een klant, verwerkt Boekbaar bepaalde gegevens technisch in opdracht van die klant.

In die situatie is de klant in principe de verwerkingsverantwoordelijke. De klant moet zijn eigen eindklanten correct informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens.

Boekbaar verwerkt deze gegevens enkel voor de technische werking van de dienst, zoals:

De klant blijft verantwoordelijk voor de inhoud van zijn eigen privacyverklaring tegenover zijn eindklanten.

• registreren van afspraken;
• tonen van afspraken in de beheeromgeving;
• verzenden van bevestigingsmails;
• verzenden van herinneringsmails;
• verwerken van annuleringen;
• technische ondersteuning;
• beveiliging en foutopsporing.

26. Verwerkersovereenkomst

Wanneer Boekbaar optreedt als verwerker voor de klant, kunnen aanvullende afspraken gelden in een verwerkersovereenkomst.

Deze verwerkersovereenkomst regelt onder meer:

• het onderwerp van de verwerking;
• het doel van de verwerking;
• de soorten persoonsgegevens;
• de categorieën betrokkenen;
• beveiligingsmaatregelen;
• subverwerkers;
• bijstand bij rechten van betrokkenen;
• datalekken;
• verwijdering of teruggave van gegevens na beëindiging.

27. Links naar andere websites

www.boekbaar.be kan links bevatten naar externe websites.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud, beveiliging, privacypraktijken of voorwaarden van externe websites.

Wij raden aan om de privacyverklaring van externe websites te lezen.

28. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, wettelijke verplichtingen of verwerkingen veranderen.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.boekbaar.be.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij klanten informeren via e-mail of via de website.

29. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kan je contact opnemen via:

PUBLIKING VOF

E-mail: hello@boekbaar.be

Telefoon: +32 (0)474 08 35 50

Adres: Rijnrode 95A, 3460 Assent