Déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité explique comment PUBLIKING VOF traite les données personnelles via Boekbaar et le site www.boekbaar.be.

Dernière mise à jour : 12 juillet 2026

1. Qui sommes-nous ?

Boekbaar est un service proposé par :

PUBLIKING VOF (Boekbaar est un produit de Publiking.be)

Forme juridique : SNC (société en nom collectif)

Numéro d'entreprise : BE 0676.788.103

Adresse : Rijnrode 95A, 3460 Assent

E-mail : hello@boekbaar.be

Téléphone : +32 (0)474 08 35 50

Ci-après dénommé : « Boekbaar », « nous », « notre » ou « le prestataire ».

La présente déclaration de confidentialité explique quelles données personnelles nous traitons, pourquoi nous le faisons, combien de temps nous les conservons, avec qui nous les partageons et quels droits les personnes concernées ont.

2. À quoi s'applique cette déclaration de confidentialité ?

La présente déclaration de confidentialité s'applique à :

Boekbaar s'adresse principalement à des clients professionnels, tels que des indépendants, des professions libérales, des entreprises individuelles et des petites entreprises.

les visiteurs de www.boekbaar.be ;
les personnes qui remplissent un formulaire de contact ;
les personnes qui demandent une démo ou des informations ;
les clients professionnels qui demandent ou utilisent Boekbaar ;
les personnes qui fournissent des informations d'onboarding ;
les personnes avec lesquelles nous communiquons dans le cadre de nos services ;
les clients finaux qui prennent rendez-vous via un site web ou un module de rendez-vous fourni par Boekbaar, dans la mesure où Boekbaar traite techniquement ces données.

3. Notre rôle : responsable du traitement ou sous-traitant

Selon la situation, nous traitons les données personnelles dans un rôle différent.

3.1. Boekbaar en tant que responsable du traitement

Boekbaar est responsable du traitement lorsque nous déterminons nous-mêmes pourquoi et comment les données personnelles sont traitées.

C'est par exemple le cas lorsque nous traitons des données pour :

les demandes de contact ;
les demandes de démo ;
le suivi commercial ;
les demandes ou commandes via www.boekbaar.be ;
la facturation manuelle ;
la gestion des clients ;
l'onboarding ;
le support ;
l'administration ;
les obligations légales ;
la sécurité de notre propre site web.

3.2. Boekbaar en tant que sous-traitant

Lorsque Boekbaar traite des données personnelles pour le compte d'un client, par exemple les données de rendez-vous des clients finaux qui prennent rendez-vous via le site web de ce client, Boekbaar agit en principe en tant que sous-traitant.

Dans ce cas, le client détermine pourquoi et comment ces données personnelles sont utilisées pour son entreprise. Le client est alors le responsable du traitement vis-à-vis de ses propres clients finaux.

Boekbaar traite alors ces données uniquement pour le fonctionnement technique du site web et du système de rendez-vous, comme le stockage des rendez-vous, l'envoi de confirmations, de rappels et de liens d'annulation.

Dans cette situation, des accords supplémentaires peuvent s'appliquer, tels qu'un contrat de sous-traitance.

4. Quelles données personnelles traitons-nous ?

Nous ne traitons que les données personnelles nécessaires à nos services, à notre administration, à notre communication, à notre sécurité et à nos obligations légales.

5. Données des visiteurs du site web

Lorsque vous visitez www.boekbaar.be, nous pouvons traiter des données techniques telles que :

Ces données sont utilisées pour faire fonctionner correctement le site web, le sécuriser, l'améliorer et collecter des statistiques lorsqu'un consentement valable ou une autre base juridique valable existe.

adresse IP ;
données du navigateur ;
données de l'appareil ;
pages visitées ;
date et heure de la visite ;
préférence linguistique ;
préférences en matière de cookies ;
journaux techniques ;
éventuelles données analytiques.

6. Données lors des demandes de contact

Lorsque vous nous contactez via le site web, par e-mail, par téléphone ou via un formulaire, nous pouvons traiter les données suivantes :

Nous utilisons ces données pour répondre à votre question, assurer le suivi de votre demande et gérer notre communication.

nom ;
nom de l'entreprise ;
adresse e-mail ;
numéro de téléphone ;
secteur ;
contenu du message ;
date et heure du contact ;
historique de communication.

7. Données lors des demandes de démo

Lorsque vous demandez une démo ou plus d'informations, nous pouvons traiter les données suivantes :

Nous utilisons ces données pour traiter votre demande de démo, vous contacter et vous fournir des informations sur Boekbaar.

nom ;
nom de l'entreprise ;
adresse e-mail ;
numéro de téléphone ;
secteur ;
message ou explication ;
calendrier souhaité ;
historique de communication.

8. Données lors de la demande ou de la commande de Boekbaar

Lorsque vous demandez ou commandez Boekbaar, nous pouvons traiter les données personnelles et professionnelles suivantes :

Nous utilisons ces données pour traiter la demande, assurer le suivi de la mission, établir des factures, vérifier les préférences de domaine et fournir le service.

prénom ;
nom de famille ;
nom de l'entreprise ;
numéro d'entreprise ou numéro de TVA ;
adresse e-mail ;
numéro de téléphone ;
adresse de facturation ;
secteur ;
nom de domaine souhaité ;
noms de domaine alternatifs ;
option de domaine, par exemple nouveau nom de domaine, nom de domaine existant ou conseil nécessaire ;
calendrier souhaité ;
remarques concernant la demande ;
statut de la demande ou de la commande ;
date de la demande ;
historique de communication.

9. Données pour la facturation manuelle

Boekbaar fonctionne avec une facturation manuelle.

Pour la facturation et la comptabilité, nous pouvons traiter les données suivantes :

Ces données sont traitées pour la gestion des clients, la facturation, la comptabilité, le recouvrement des paiements et le respect des obligations légales.

nom de la personne de contact ;
nom de l'entreprise ;
numéro d'entreprise ou numéro de TVA ;
adresse de facturation ;
adresse e-mail ;
numéro de téléphone ;
données de facturation ;
statut de paiement ;
références de paiement ;
communication concernant les factures ;
données comptables.

10. Données d'onboarding

Après une demande ou une commande, le client peut fournir des informations d'onboarding.

Nous pouvons alors traiter les données suivantes :

Le client est responsable de l'exactitude et de la licéité des informations, photos, logos, textes et autres documents fournis.

Si le client fournit des données personnelles de tiers, telles que des photos sur lesquelles des personnes sont reconnaissables, le client garantit qu'il dispose des droits ou consentements nécessaires.

nom de l'entreprise ;
coordonnées publiques ;
adresse ;
heures d'ouverture ;
préférence de domaine ;
style souhaité ;
couleur d'accent souhaitée ;
logo ;
photos ;
liens vers les réseaux sociaux ;
services, traitements ou produits ;
prix et durées ;
textes pour le site web ;
calendrier de mise en ligne souhaité ;
remarques supplémentaires ;
fichiers que le client télécharge ou transmet.

11. Données des clients finaux via le module de rendez-vous

Lorsqu'un client final prend rendez-vous via un site web fourni par Boekbaar, les données suivantes peuvent être traitées :

Ces données sont traitées pour rendre techniquement possible la prise de rendez-vous, envoyer des e-mails de confirmation, envoyer des rappels, traiter les annulations et faire fonctionner l'environnement de gestion du client.

Pour ces données, le client est en principe le responsable du traitement. Boekbaar agit en tant que sous-traitant technique, sauf disposition contraire.

nom ;
adresse e-mail ;
numéro de téléphone ;
service ou traitement choisi ;
date et heure du rendez-vous ;
remarques concernant le rendez-vous ;
statut d'annulation ;
statut de modification ;
statuts des e-mails ;
données techniques nécessaires au fonctionnement du module de rendez-vous ;
lien ou jeton d'annulation sécurisé.

12. Pourquoi traitons-nous des données personnelles ?

Nous traitons des données personnelles aux fins suivantes :

faire fonctionner correctement www.boekbaar.be ;
répondre aux demandes de contact ;
traiter les demandes de démo ;
traiter les demandes ou commandes ;
gérer les clients ;
facturation manuelle ;
comptabilité ;
vérification et gestion des domaines ;
onboarding ;
mise en place de sites web et de systèmes de rendez-vous ;
support technique ;
communication avec les clients ;
envoi d'e-mails opérationnels ;
sécurité des sites web, des systèmes et des données ;
suivi des factures impayées ;
amélioration de nos services ;
respect des obligations légales ;
défense de nos droits en cas de litige.

13. Bases juridiques du traitement

Nous traitons les données personnelles sur la base d'une ou plusieurs des bases juridiques suivantes.

13.1. Exécution d'un contrat

Nous traitons des données lorsque cela est nécessaire pour exécuter un contrat avec le client, par exemple pour la demande, l'onboarding, la mise en place du site web, les services techniques et la gestion des clients.

13.2. Mesures précontractuelles

Nous traitons des données lorsque quelqu'un demande des informations, souhaite une démo ou soumet une demande avant la conclusion d'un contrat.

13.3. Obligation légale

Nous traitons certaines données parce que nous y sommes légalement tenus, par exemple pour la comptabilité, la facturation et l'administration fiscale.

13.4. Intérêt légitime

Nous pouvons traiter des données sur la base de notre intérêt légitime, par exemple pour la sécurité, la gestion des clients, la preuve, l'amélioration des services, le suivi des contacts professionnels et la protection de nos droits.

13.5. Consentement

Pour certains traitements, tels que les cookies non essentiels ou certaines communications marketing, nous pouvons demander un consentement.

Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, ce consentement peut être retiré à tout moment.

14. Avec qui partageons-nous des données personnelles ?

Nous ne partageons des données personnelles que lorsque cela est nécessaire pour nos services, notre administration, notre fonctionnement technique ou nos obligations légales.

Les données personnelles peuvent être partagées avec :

Nous ne vendons pas de données personnelles à des tiers.

des hébergeurs ;
des fournisseurs de bases de données ;
des registraires de noms de domaine ;
des fournisseurs DNS ;
des fournisseurs d'e-mail ;
des fournisseurs de stockage cloud ;
des prestataires de services comptables ;
des prestataires de services informatiques ;
des conseillers juridiques ou administratifs ;
des autorités publiques lorsque la loi l'exige.

15. Prestataires externes

Pour le fonctionnement de Boekbaar, nous pouvons faire appel à des prestataires externes.

Exemples de prestataires externes :

Ces prestataires ne traitent des données personnelles que dans la mesure nécessaire pour fournir leurs services.

Lorsque cela est requis, nous concluons des accords appropriés avec des sous-traitants ou des sous-traitants ultérieurs.

Railway pour l'hébergement ;
Cloudflare pour le DNS, le stockage, la sécurité ou l'infrastructure technique ;
Resend ou un autre fournisseur d'e-mail pour les e-mails transactionnels ;
des registraires de noms de domaine ;
des logiciels comptables ou des prestataires de services comptables ;
d'autres prestataires techniques.

16. Transferts internationaux

Certains prestataires peuvent traiter des données personnelles en dehors de l'Espace économique européen.

Lorsque cela se produit, nous prenons des mesures raisonnables pour garantir l'existence de garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types, les décisions d'adéquation ou d'autres mécanismes prévus par le RGPD.

17. Combien de temps conservons-nous les données personnelles ?

Nous ne conservons pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si une durée de conservation plus longue est légalement requise ou justifiée.

Lignes directrices :

demandes de contact : maximum 24 mois après le dernier contact ;
demandes de démo : maximum 24 mois après le dernier contact ;
données de demande et de client : tant que la relation client dure, puis aussi longtemps que nécessaire pour l'administration, la preuve et les obligations légales ;
données de facturation et de comptabilité : conformément aux délais de conservation comptable légaux ;
données d'onboarding : aussi longtemps que nécessaire pour l'exécution, le support et la preuve de la mission ;
journaux techniques : le plus brièvement possible, sauf si une conservation plus longue est nécessaire pour la sécurité, le dépannage ou la preuve ;
données des clients finaux dans les modules de rendez-vous : conformément aux accords avec le client et aussi longtemps que nécessaire pour le fonctionnement du service ;
communication par e-mail : aussi longtemps que nécessaire pour la gestion des clients, la preuve et le support.

18. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données personnelles contre la perte, l'utilisation abusive, l'accès non autorisé, la modification, la divulgation ou la destruction.

Ces mesures peuvent notamment inclure :

Aucun système n'est totalement sécurisé. Nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue.

connexions sécurisées ;
contrôle d'accès ;
protection par mot de passe ;
accès limité aux données personnelles ;
utilisation de partenaires professionnels d'hébergement et d'infrastructure ;
surveillance technique ;
sauvegardes le cas échéant ;
sécurisation des environnements de gestion ;
limitation de l'accès aux personnes nécessaires ;
mises à jour techniques régulières le cas échéant.

19. Données des enfants

Boekbaar ne s'adresse pas aux enfants et ne collecte pas sciemment de données personnelles de mineurs via www.boekbaar.be.

Si nous constatons que nous avons reçu des données personnelles d'un mineur sans consentement valable ou base juridique valable, nous supprimerons ces données dans la mesure où cela est légalement et techniquement possible.

20. Communications marketing

Nous pouvons informer les clients professionnels ou contacts au sujet de Boekbaar ou de services connexes lorsque la loi l'autorise.

Les destinataires peuvent se désabonner des communications marketing via l'option de désabonnement prévue ou en nous contactant à hello@boekbaar.be.

Les communications opérationnelles ou contractuelles, telles que les messages concernant les demandes, les factures, la livraison, l'hébergement, les domaines ou le fonctionnement technique, ne sont pas considérées comme des communications marketing.

21. Cookies

Boekbaar peut utiliser des cookies ou des technologies similaires.

Les cookies peuvent être nécessaires pour :

Les cookies non essentiels ne sont placés que lorsqu'une base juridique valable existe, par exemple le consentement lorsque cela est requis.

Plus d'informations sont disponibles dans notre politique en matière de cookies : https://www.boekbaar.be/fr/cookies

le bon fonctionnement du site web ;
les préférences linguistiques ;
la sécurité ;
la fonctionnalité des formulaires ;
les préférences en matière de cookies ;
l'analytics si activé.

22. Droits des personnes concernées

Dans les limites du RGPD, les personnes concernées disposent de certains droits concernant leurs données personnelles.

Ces droits comprennent notamment :

Une demande peut être adressée à : hello@boekbaar.be

Nous pouvons demander de vérifier l'identité du demandeur avant de traiter une demande.

Lorsque Boekbaar agit en tant que sous-traitant pour un client, il se peut que nous devions transmettre la demande au client qui agit en tant que responsable du traitement.

droit à l'information ;
droit d'accès ;
droit de rectification ;
droit à l'effacement ;
droit à la limitation du traitement ;
droit à la portabilité des données ;
droit d'opposition ;
droit de retirer le consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement ;
droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle.

23. Droit d'opposition au marketing direct

Lorsque des données personnelles sont utilisées pour le marketing direct, la personne concernée a le droit de s'y opposer à tout moment.

Après opposition, nous n'utiliserons plus les données personnelles à des fins de marketing direct.

24. Réclamations

Si vous estimez que nous ne traitons pas correctement les données personnelles, nous vous demandons de nous contacter d'abord via :

hello@boekbaar.be

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données :

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be

25. Confidentialité des clients finaux de nos clients

Lorsqu'un client final prend rendez-vous via un site web que Boekbaar fournit à un client, Boekbaar traite techniquement certaines données pour le compte de ce client.

Dans cette situation, le client est en principe le responsable du traitement. Le client doit informer correctement ses propres clients finaux sur le traitement de leurs données personnelles.

Boekbaar ne traite ces données que pour le fonctionnement technique du service, tel que :

Le client reste responsable du contenu de sa propre déclaration de confidentialité vis-à-vis de ses clients finaux.

l'enregistrement des rendez-vous ;
l'affichage des rendez-vous dans l'environnement de gestion ;
l'envoi d'e-mails de confirmation ;
l'envoi d'e-mails de rappel ;
le traitement des annulations ;
le support technique ;
la sécurité et le dépannage.

26. Contrat de sous-traitance

Lorsque Boekbaar agit en tant que sous-traitant pour le client, des accords supplémentaires peuvent s'appliquer dans un contrat de sous-traitance.

Ce contrat de sous-traitance régit notamment :

l'objet du traitement ;
la finalité du traitement ;
les types de données personnelles ;
les catégories de personnes concernées ;
les mesures de sécurité ;
les sous-traitants ultérieurs ;
l'assistance concernant les droits des personnes concernées ;
les violations de données ;
la suppression ou la restitution des données après la fin du contrat.

27. Liens vers d'autres sites web

www.boekbaar.be peut contenir des liens vers des sites web externes.

Nous ne sommes pas responsables du contenu, de la sécurité, des pratiques en matière de confidentialité ou des conditions des sites web externes.

Nous vous recommandons de lire la déclaration de confidentialité des sites web externes.

28. Modifications de cette déclaration de confidentialité

Nous pouvons modifier cette déclaration de confidentialité lorsque nos services, nos obligations légales ou nos traitements changent.

La version la plus récente est toujours disponible sur www.boekbaar.be.

En cas de modifications importantes, nous pouvons informer les clients par e-mail ou via le site web.

29. Contact

Pour toute question concernant cette déclaration de confidentialité ou le traitement des données personnelles, vous pouvez nous contacter via :

PUBLIKING VOF

E-mail : hello@boekbaar.be

Téléphone : +32 (0)474 08 35 50

Adresse : Rijnrode 95A, 3460 Assent